Kalendáře ovládají náš život – ať už jsou papírové nebo digitální. Přebíháním z jedné schůzky na druhou ale často můžete způsobit víc škody než užitku. A bohužel především sobě.
Opravdu to opravdu nutné?
Tuto otázku si položte obzvlášť v tom případě, kdy se jedná o větší meeting. A zodpovězte si i další: Mohl by vás někdo zastoupit? Budete na místě něco řešit, nebo opět skončíte čtením zpráv na mobilu? Nejde záležitost vyřešit po mailu či telefonu? Není v kompetenci organizátora rozhodnout na vlastní odpovědnost?
Na jak dlouho?
Vzpomeňte si na školu: nastavení 45 minut na vyučovací hodinu není náhodné. Náš mozek se zvládne v kuse plně soustředit nejdéle právě po tuto dobu. Neplýtvejte svým časem zbytečně, půl hodina bohatě stačí. I s úvodními zdvořilostními frázemi.
Kolikrát denně?
Podle psychologů se naše denní maximum pohybuje na osmi třicetiminutových schůzkách. Víc toho náš mozek není schopen kvalitně zpracovat, začínáme být vyčerpaní a neefektivní. Zároveň byste si mezi jednotlivými schůzkami měli vyhradit alespoň desetiminutovou pauzu na zpracování přijatých informací – nejen na obrazovce či papíře, ale především ve své hlavě. Bez takové pauzy začnete zapomínat, budete unavení a váš mozek přestane fakta a myšlenky propojovat.
Zasedačka není všechno
Většina schůzek se koná v kancelářích a zasedacích místnostech. Všimli jste si ale někdy, že kuřáci přichází ze svých pauz s novými informacemi a plni energie? Říká se totiž, že na těchto neformálních setkáních toho vyřešíte vždycky nejvíc. Sejděte se v kavárně, domluvte si pracovní oběd nebo se jděte jednoduše projít! Umělé prostředí kancelářské budovy, kde sedíte s vážným výrazem naproti svému protějšku, je snad největším zabijákem kreativity i vzájemného porozumění. Pokud se budete v rámci meetingu moci soustředit na něco jiného (káva, chůze či jídlo), zavládne uvolněnější atmosféra, možná toho vyřešíte víc, a nadto budete i méně unavení.